Na het opzetten en introduceren van de app zijn de beheerderstaken veel minder arbeidsintensief, maar nog steeds cruciaal. Hier geven we u een overzicht van de beheerdersrollen, verantwoordelijkheden en tips.

Iedere beheerder heeft een persoonlijke account, waaraan 1 of meerdere beheerdersrollen toegekend kan worden, met uitzondering van de Stable beheerder.

Aangeraden aantal beheerders per rol: minimaal 2

Contentbeheerders

Verantwoordelijkheden en tips:

De belangrijkste taak van app beheerders is om het voortouw te nemen en anderen te stimuleren de app goed te gebruiken. Maak leuke groepen aan, plaats inspirerende berichten, deel groepen om ze onder de aandacht te brengen en wijs gebruikers er op om hetzelfde te doen. Bijvoorbeeld wanneer veel berichten over een specifiek onderwerp geplaatst wordt, maak hier een specifieke groep voor aan en deel deze zodat geintereseerden deel kunnen nemen, en niet geintereseerden het niet als spam ervaren.

Gebuikersbeheerders

Vragen mensen toegang tot de app? Geweldig! De taak van de gebruikersbeheerders is om na te gaan of deze persoon toegang mag krijgen tot de app.

• Gebruiker geen lid van de kerk? Zet een e-mail (template) op om contact met ze op te nemen,  bedank ze voor de interesse en maak kennis met ze om goed te kunnen bepalen of u ze toegang wilt geven tot de app of niet.
• Gebruiker al lid? Geef ze toegang en vraag ze om zichzelf voor te stellen in de groep "Even voorstellen". 

Collectebeheerders

Zodra een collecte-agenda via de stable is toegevoegd, zodat iedere zondag de juiste collectes in de app staan, zijn er nog deze belangrijke tips:

• Zorg dat de slimme QR Code iedere dienst lang genoeg tijdens het "geven" moment in beeld is. Hang deze evenueel ook op andere plekken in de kerk.
• Maak speciale inzamelingsacties aan voor Noodhulp o.i.d. wanneer het nodig is.
• Deel collectes en inzamelingsacties in de kerkbrede groep. Zo brengt u het nog beter onder de aandacht en worden meer mensen gestimuleerd om te geven.

Stable beheerders

Stable beheerders krijgen een apart account, niet gekoppeld aan een persoonlijk account van de gebruiker.

Waar is de stable handig voor?

- Het uitvoeren van bulkacties, zoals het uploaden van het collecte rooster of een agenda waarin heel veel evenementen staan.

- Het uploaden van nieuwe ledenlijsten.

- Volledige inzicht in wat in het verleden ingezameld is met collectes en inzamelingsacties.

- Andere leden beheerdersrollen geven.

Beheerdersrollen kunt u toevoegen of verwijderen van de persoonlijke app accounts van uw leden in de stable, onder het menu-item "Instellingen".

Er zijn verschillende manieren om leden toe te voegen in de app. 

1. Van tevoren een lijst uploaden: 

Je kunt van tevoren een lijst (volgens deze template) verzamelen en deze vast in De Stable uploaden. We valideren registraties op basis van het mailadres, deze moet uniek zijn. Als dit mailadres al bekend is, wordt een gebruiker die zich daarmee registreert automatisch toegelaten. De gebruikers kunnen naar wens onzichtbaar blijven tot ze zich registreren. 

Voordelen: 

- Je hoeft niet elke gebruiker handmatig goed te keuren

- Een gebruiker kan snel gebruik maken van de app 

- Je kunt van tevoren de gebruikers indelen in de juiste groepen

2. Nieuwe registratie in de app: 

Je kunt er ook voor kiezen mensen zichzelf te registreren in de app. Ze moeten dan echter nog wel goedgekeurd worden. 

Voordelen: 

- Je hoeft niets voor te bereiden

Nadelen: 

- Het kost een ledenbeheerder tijd om alle aanvragen te beantwoorden

- Een gebruiker moet wachten tot het account is goedgekeurd

Zorg dat de app voorziet in informatie. Bijvoorbeeld als het gaat om de agenda. Je kunt gebruik maken van de agenda-template (u kunt deze hier downloaden) om de agenda te vullen met bijv. het prekenrooster, wie er aan de beurt is met de kidsclub en hoe laat de doordeweekse kring is. Ook kun je ervoor kiezen om de verschillende roosters aan verschillende groepen toe te voegen, zodat alleen de betrokkene de agenda's te zien krijgen. Wat nog makkelijker is, is om de koppeling te maken met een online agenda. Met een .ics-link kunnen wij de koppeling aanzetten waardoor de agenda informatie ophaalt uit de bron. Zo hoef je nog maar op één plek de agenda bij te houden en wordt het automatisch in de app aangepast. 

Ook is het belangrijk het collecterooster te uploaden.

De app is goed ingericht. Nu nog het lanceermoment. 

Twee zaken zijn heel belangrijk bij het lanceren van de app: 

- In één keer zo veel mogelijk mensen in de app krijgen. Op deze manier zie je meteen hoe de app het best en in het echt werkt. 

- Goede introductie van het geefgedeelte. Lees hier hoe je de collecte kunt inregelen maar lees ook waarom het zo belangrijk is. 

De lancering van de app vraagt dus aandacht. En aandacht is ook precies wat de app nodig heeft om te groeien. 

Wie heb je hiervoor nodig? 

• Schakel de groepsbeheerders in: als één schaap over de dam is volgen er meer. Zo werkt het ook in de app: laat de groepsbeheerders hun groep compleet verzamelen in de app en te starten met een bericht
• Vraag de sleutelfiguren in de eerste weken een plannetje te maken om minstens eens per week iets te plaatsen. Denk aan een voorganger die een sneakpeak van de preek deelt, een muziekgroep die alvast een te zingen lied deelt, een koster met een leuk weetje over het gebouw.
• Laat de nieuwsredactie via de app iedereen uitnodigen de nieuwsberichten die voorheen werden ingezonden nu zelf in de app te plaatsen
• Vraag een penningmeester de collectes te delen op de tijdlijn. Deel  ook de video met uitleg hoe het collecteergedeelte werkt.

Denk aan een goede planning en organiseer het moment van implementatie. In de Implementatieguide van A(pp) tot Z lees je er alles over. 

Als de app eenmaal gevuld is met de agenda's, roosters en leden is het nog mogelijk om interessante content toe te voegen.

Kijk regelmatig op Donkey Inspire om te zien wat er mogelijk is aan externe bronnen die de app voorzien van content. 

Kijk ook op Donkey Delen wat andere kerken hebben gedaan met de app.