Zwammerdam

Zwammerdam en hun kerkapp

Positieve verrassingen, ervaringen en lessen

Het was enorm spannend voor het team van Donkey Mobile. De protestantse gemeente Zwammerdam ging onze app voor het eerst in het echt gebruiken. Zwammerdam is een klein plaatsje in de buurt van onze thuisbasis Bodegraven met een actieve kerkelijke gemeenschap. Lang voordat we live gingen in september 2020 testten ze in Zwammerdam al de functionaliteiten van de app. Ze zijn echt met ons meegegroeid. Kerkelijk werker en begeleider van het app project Jan Peter Molenaar vertelt hier over hun ervaringen.

Meegegroeid

In de Protestantse Gemeente te Zwammerdam gebruiken we de kerkapp van Donkey Mobile naar volle tevredenheid. We zijn met de kerkapp meegegroeid van testkerk van de eerste versies naar een gebruiker van de volwaardige en stabiele versie die de kerkapp nu is, en dat alles in een tijdspanne van een half jaar. Tijdens de uitrol van de kerkapp in de gemeente is veel geleerd en dat deel ik graag.

De aanleiding: waarom een app?

De eerste aanleiding om uit te kijken naar een digitaal medium was de wens om de jaarlijkse papieren gemeentegids met adressen van gemeenteleden te vervangen. In de praktijk bleek deze snel verouderd: wanneer een gemeentelid een week na uitgave ervan verhuisde, was het al niet meer actueel. Een tweede aanleiding was dat het onderhouden van de diverse roosters een intensieve klus is, er circuleren minimaal 10 roosters in de gemeente. Bij wijzigingen is het veel werk om deze te verwerken. Dat moest slimmer, eenduidiger en goedkoper kunnen met behulp van moderne technologie. De informatievoorziening was centraal geregeld via een wekelijkse nieuwsbrief. In deze tijd waarin snelle communicatie de norm is, is informatie soms kort na het versturen al verouderd. Daarbij moet bij een nieuwsbrief rekening gehouden worden met het moment van kopijsluiting.

De commissie digitalisering van de Protestante Gemeente in Zwammerdam kwam in contact met Donkey Mobile in het naburige Bodegraven en besloot het avontuur om de kerkapp te gaan testen en in te voeren als proef, aan te gaan. Er is nadrukkelijk niet voor andere apps gekozen, omdat deze kerkapp specifiek voor kerken wordt ontwikkeld, daarom kerkgericht is en functies in zich heeft zoals digitaal collecteren, roosters en groepen én een gemeentegids. Er is gestart met een kleine testgroep van circa 20 leden en daarna is al snel de stap naar uitrol naar de hele gemeente gemaakt. Momenteel zijn er 110 gebruikers.

Positief verrast

Gedurende het uitrollen van de kerkapp en het gebruik ervan werd zichtbaar dat de kerkapp veel door ouderen gebruikt wordt (meer nog dan door jongeren). Dit is boven verwachting! Het is mooi om te zien dat ouderen snel mediavaardiger zijn geworden. Verder valt het op dat instructie of uitleg slechts deels nodig is omdat de kerkapp heel intuïtief werkt: tekst, foto´s, filmpjes, documenten delen gaat snel en eenvoudig. Ook de collectefunctie werkt eenvoudig.Een andere eyeopener was dat toch niet iedereen een smartphone heeft. Dit heeft ons er overigens niet van weerhouden om toch door te gaan met het invoeren van de kerkapp.

Verder valt het op dat instructie of uitleg slechts deels nodig is omdat de kerkapp van Donkey Mobile heel intuïtief werkt.

Jan Peter Molenaar

Kerkelijk Jeugdwerker

We zien dat er regelmatig updates van de kerkapp uitkomen met verbeteringen en nieuwe functionaliteit. Die updates worden zeer goed ontvangen en dragen echt bij aan de kwaliteit en functionaliteit voor de gemeente. De kerkapp is een eenvoudig en doeltreffend communicatiemiddel. Gebruikers ervaren verbinding. Iets wat in deze tijd onmisbaar is. Daarnaast is Donkey Mobile een professionele en innovatieve partij die er alles aan doet om via de kerkapp de kerkelijke gemeenschap te ondersteunen met technologie van nu. De communicatie met Donkey Mobile is snel, helder en adequaat.

Opmerkelijke constateringen en wat mij betreft positieve ingrediënten voor een succes!

Zes tips voor kerken die een app willen lanceren.

In het samen oplopen met Donkey Mobile tijdens de testfase en daarna, hebben we waardevolle ervaringen opgedaan en lessen geleerd.

Tip 1

Stel een commissie samen

Stel de groep samen uit meerdere geledingen van belanghebbenden en meerdere generaties. Dat hebben we vanaf het begin gedaan en dat zorgt voor een goede samenwerking en breed draagvlak in de gemeente.

Tip 2

Bezin je op de verhouding tussen de app en bestaande communicatie kanalen.

Wat deel je via welk medium en voor welke doelgroep? Wij hebben ervoor gekozen dat de kerkapp uitsluitend voor leden van de gemeente bedoeld is. Argumenten hiervoor zijn de regelgeving met betrekking tot persoonsgegevens (in de digitale gemeentegids) en de persoonlijke berichten in de kerkapp. Dergelijke berichten over ziekte, geboorte, overlijden, oproep voor gebed, willen we binnen de gemeente houden. Controleer daarom wie zich aanmeldt bij de kerkapp en leg die autorisatie bij een paar beheerders die veel gemeenteleden kennen en toegang hebben tot de ledenadministratie om te controleren of aanmelders lid zijn.

Tip 3

Voor dat je gaat lanceren zorg voor een compleet ingerichte kerkapp

Als je de app gaat uitrollen zorg dan dat gebruikers al bekend zijn. Een belangrijk onderdeel van de app zijn de verschillende groepen waarin gecommuniceerd wordt (zoals kosters, kindernevendienst, kerkenraad). Zet die alvast klaar. Zorg dat roosters/agenda’s zichtbaar zijn, dat er een welkomstbericht staat, dat het collecterooster geladen is en de collecte-functie werkt. Hierdoor komen gebruikers in een “warm bad” terecht, wanneer ze voor het eerst de kerkapp gaan gebruiken. Dit geeft herkenbaarheid en nodigt uit tot direct gebruik. Organiseer inloopmomenten voor ondersteuning, bijvoorbeeld na de dienst, voor het beantwoorden van vragen en hulp bij het installeren op telefoon of tablet.

Tip 4

Herhaalde aandacht

Breng in de introductieperiode de kerkapp steeds onder de aandacht, door bijvoorbeeld bij de afkondigingen te benoemen dat de collecte ook eenvoudig via de kerkapp kan. Het plaatsen van nieuws en het reageren daarop stimuleert het gebruik van de kerkapp. Een belangrijke les is dat die interactie in het begin gestimuleerd moet worden. Wijs enkele mensen aan die regelmatig iets plaatsen totdat dit gemeengoed geworden is en gemeenteleden zelf ook berichten gaan plaatsen. Voeg waarde toe door ook persoonlijke berichten te plaatsen, hier wordt het meest op gereageerd.

Tip 5

Omdenken qua nieuwsvoorziening

Het gebruik van de kerkapp vraagt een cultuurverandering in de gemeente als het gaat om de nieuwsvoorziening: dit hoeft niet meer centraal: gebruikers delen zelf nieuws. Dat vraagt soms wat omdenken: geen kopijsluiting, maar informatie kan gedeeld worden op het moment dat het actueel is. Gebruikers moeten daaraan wennen, dat is anders dan hoe het proces van aanleveren van kopij voorheen ging. Geef je gemeente ook de tijd om daaraan te wennen. Leden die ook op Facebook zitten kennen het principe wel van berichten delen en daarop reageren.

Tip 6

Vergeet de niet-gebruikers niet!

Een andere les is dat - al werkt de collectefunctie goed en eenvoudig - de collectebonnen en betaallinks in het kerkblad voorlopig niet afgeschaft worden in onze gemeente. De collectefunctionaliteit wordt veel gebruikt maar vooral ouderen (80+) maken nog significant gebruik van de bonnen. Bedenk hierbij wat een strategie is voor de komende jaren en blijf de hele gemeente bedienen. Ook degenen die de kerkapp niet gebruiken.

Meer handleidingen

Tot slot

Ik hoop dat onze ervaringen en de greep uit de belangrijkste lessen uit Zwammerdam nuttig mogen zijn voor andere kerken die overwegen met de kerkapp te starten of al gaan gebruiken. Als onafhankelijk ICT-er en jeugdwerker in de kerk kan ik de kerkapp van harte aanbevelen! Er valt uiteraard nog veel meer over te zeggen en te delen dan wat hier beschreven is. Wanneer u als kerk aan de slag wilt, bekijk dan ook het “Stappenplan implementatie kerkapp” dat geschreven is voor kerkenraden en commissies die de kerkapp gaan uitrollen. Klik hieronder:

Implementatie van A(pp) tot Z

Jan-Peter Molenaar

Zelfstandig ICT-er en jeugdwerker

Fundamentics BV