Verrassingen, ervaringen en lessen

In de Protestantse Gemeente te Zwammerdam gebruiken we de kerk-app van Donkey Mobile naar volle tevredenheid. We zijn met de kerk-app meegegroeid van testkerk van de eerste versies naar een gebruiker van de volwaardige en stabiele versie die de kerk-app nu is, en dat alles in een tijdspanne van een half jaar. Tijdens de uitrol van de kerk-app in de gemeente is veel geleerd en dat delen we graag. 

Aanleiding

De eerste aanleiding om uit te kijken naar een digitaal medium was de wens om de jaarlijkse papieren gemeentegids met adressen van gemeenteleden te vervangen. In de praktijk bleek deze snel verouderd. Een tweede aanleiding was dat het onderhouden van de diverse roosters een intensieve klus is, er circuleren minimaal 10 roosters in de gemeente. Bij wijzigingen is het veel werk om deze te verwerken. Dat moest slimmer, eenduidiger en goedkoper kunnen met behulp van moderne technologie. 

De commissie digitalisering van de Protestante Gemeente in Zwammerdam kwam in contact met Donkey Mobile in het naburige Bodegraven en besloot het avontuur om de kerk-app te gaan testen en in te voeren als proef, aan te gaan. Er is nadrukkelijk niet voor andere apps gekozen, omdat deze kerk-app specifiek voor kerken wordt ontwikkeld, daarom kerkgericht is en functies in zich heeft zoals digitaal collecteren, roosters en groepen én een gemeentegids. Er is gestart met een kleine testgroep van circa 20 leden en daarna is al snel de stap naar uitrol naar de hele gemeente gemaakt. Momenteel zijn er 110 gebruikers. 

Positief verrast!

Gedurende het uitrollen van de kerk-app en het gebruik ervan werd zichtbaar dat de kerk-app veel door ouderen gebruikt wordt (meer nog dan door jongeren). Dit is boven verwachting! Het is mooi om te zien dat ouderen snel mediavaardiger zijn geworden. Verder valt het op dat instructie of uitleg slechts deels nodig is omdat de kerk-app heel intuïtief werkt: tekst, foto´s, filmpjes, documenten delen gaat snel en eenvoudig. Ook de collecte-functie werkt eenvoudig.

Een andere eyeopener was dat toch niet iedereen een smartphone heeft. Dit heeft ons er overigens niet van weerhouden om toch door te gaan met het invoeren van de kerk-app. 

We krijgen regelmatig updates van de kerk-app met verbeteringen en nieuwe functionaliteit. Die updates worden zeer goed ontvangen en dragen echt bij aan de kwaliteit en functionaliteit voor de gemeente. 

De kerk-app is een eenvoudig en doeltreffend communicatiemiddel. Gebruikers ervaren verbinding. Iets wat in deze tijd onmisbaar is. Daarnaast is Donkey Mobile een professionele en innovatieve partij die er alles aan doet om via de kerk-app de kerkelijke gemeenschap te ondersteunen met technologie van nu. De communicatie met Donkey Mobile is snel, helder en adequaat. 

Deze opmerkelijke constateringen en ervaringen tot dusver zijn wat ons betreft positieve ingrediënten voor een succes!

Ervaringen en lessen

In het samen oplopen met Donkey Mobile tijdens de testfase en daarna, hebben we waardevolle ervaringen opgedaan en lessen geleerd. Eén van de waardevolle ervaringen is dat je als commissie de kerk-app moet uitrollen in de gemeente. Stel de groep samen uit meerdere geledingen van belanghebbenden en meerdere generaties. Dat hebben we vanaf het begin gedaan en dat zorgt voor een goede samenwerking en breed draagvlak in de gemeente. Een les die geleerd is, is dat invoering van de kerk-app vraagt om bezinning over de functie en inzet van de bestaande communicatiekanalen zoals kerkblad, website en nieuwsbrief. Wat deel je via welk medium en voor welke doelgroep? Wij hebben ervoor gekozen dat de kerk-app uitsluitend voor leden van de gemeente bedoeld is. Argumenten hiervoor zijn de regelgeving met betrekking tot persoonsgegevens (in de digitale gemeentegids) en de persoonlijke berichten in de kerk-app. Dergelijke berichten over ziekte, geboorte, overlijden, oproep voor gebed, willen we binnen de gemeente houden. Controleer daarom wie zich aanmeldt bij de kerk-app en leg die autorisatie bij een paar beheerders die veel gemeenteleden kennen en toegang hebben tot de ledenadministratie om te controleren of aanmelders lid zijn. 

Zorg voor een compleet ingerichte kerk-app wanneer je gaat uitrollen: zorg dat gebruikers al bekend zijn, de groepen klaarstaan (zoals kosters, kindernevendienst, kerkenraad), roosters/agenda’s zichtbaar zijn, dat er een welkomstbericht staat, dat het collecterooster geladen is en de collectie-functie werkt. Hierdoor komen gebruikers in een “warm bad” terecht, wanneer ze voor het eerst de kerk-app gaan gebruiken. Dit geeft vertrouwen en nodigt uit tot direct gebruik. Organiseer (online) inloopmomenten voor ondersteuning voor het beantwoorden van vragen en hulp bij het installeren op telefoon of tablet.

Breng in de introductieperiode de kerk-app steeds onder de aandacht, door bijvoorbeeld bij de afkondigingen te benoemen dat de collecte ook eenvoudig via de kerk-app kan. Het plaatsen van nieuws en het reageren daarop stimuleert het gebruik van de kerk-app. Een belangrijke les is dat die interactie in het begin echt gestimuleerd moet worden. Wijs enkele mensen aan die regelmatig iets plaatsen totdat dit gemeengoed geworden is en gemeenteleden zelf ook berichten gaan plaatsen. Voeg waarde toe door ook persoonlijke berichten te plaatsen, hier wordt het meest op gereageerd.

Het gebruik van de kerk-app vraagt een cultuurverandering in de gemeente als het gaat om de nieuwsvoorziening: dit hoeft niet meer centraal: gebruikers delen zelf nieuws. Dat vraagt soms wat omdenken: geen kopijsluiting, maar informatie kan gedeeld worden op het moment dat het actueel is. Gebruikers moeten daaraan wennen, dat is anders dan hoe het proces van aanleveren van kopij voorheen ging. Het vraag tijd om daaraan te wennen. Leden die ook op Facebook zitten kennen het principe wel van berichten delen en daarop reageren. Aan de techniek ligt het niet dat er in het begin nog niet zoveel geplaatst werd. 

Een andere les is dat -al werkt de collectefunctie nog zo goed en eenvoudig- de collectebonnen en betaallinks in het kerkblad zullen voorlopig niet afgeschaft worden in onze gemeente. Vooral ouderen (80+) maken hier nog significant gebruik van. Bedenk hierbij wat de strategie is voor de komende jaren, blijf de hele gemeente bedienen. Ook degenen die de kerk-app niet gebruiken.

Kerk-app Zwammerdam in cijfers

Gegroeid naar 110 gebruikers 20 Groepen 473 Berichten 930 Reacties € 1737

 Digitaal gecollecteerd

Tot slot

Ik hoop dat onze ervaringen en de greep uit de belangrijkste lessen uit Zwammerdam nuttig mogen zijn voor andere kerken die overwegen met de kerk-app te starten of al (gaan) gebruiken. Als onafhankelijk ICT-er en jeugdwerker in de kerk kan ik de kerk-app van harte aanbevelen! Er valt uiteraard nog veel meer over te zeggen en te delen dan wat hier beschreven is.

Wanneer u als kerk aan de slag wilt, bekijk dan ook het “Stappenplan implementatie kerk-app” dat geschreven is voor kerkenraden en commissies die de kerk-app gaan uitrollen. 

Geschreven door: Jan-Peter Molenaar

Zelfstandig ICT-er en jeugdwerker  Fundamentics BV